1. Yleistä
Selosteessa kuvataan, miten asiakastietoja käsitellään Pro Residence Oy:n toiminnassa. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämä informointidokumentti Pro Residence Oy:n asiakasrekisteristä.
Tämä seloste koskee vain Pro Residence Oy:n toteuttamaa henkilötietojen käsittelyä, ei sellaisten kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille Pro Residence Oy luovuttaa henkilötietoja liiketoimintansa yhteydessä.
Pro Residence Oy:llä ei ole kontrollia tällaisten itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin, ja siksi rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin. Lisätietoja näistä kolmansista osapuolista on annettu tässä selosteessa.
2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Pro Residence Oy, Y-tunnus 2982379-9
Päätie 32b as 3, 00590 Helsinki
3. Rekisteriasioista vastaavan henkilön yhteystiedot
Vesa Viitanen, Pro Residence Oy
Osoite: Päätie 32b as 3, 00590 Helsinki
Puhelin: 050 3803 3883
Sähköposti: vesa.viitanen@proresidence.fi
4. Miten asiakastietoja käsitellään Pro Residence Oy:n toiminnassa
Pro Residence Oy:ssä asiakastietoja käsitellään luottamuksellisesti ja niihin on pääsy ainoastaan yrityksen henkilökunnalla. Teknisesti tietoja säilytetään tietojärjestelmissä ja tietovarastoissa, joista vastaavat tunnetut palveluntuottajat korkeatasoisen tietoturvan varmistamiseksi. Näitä palveluntuottajia ovat Alma Mediapertners, Visma Solutions ja Microsoft.
Edellä mainittujen käytäntöjen lisäksi Pro Residence Oy:n työntekijät ovat aina velvollisia noudattamaan niitä koskevaa pakottavaa lainsäädäntöä:
- Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000),
- Laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000),
- Valtioneuvoston asetus asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001) ja
- Lakirahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Pro Residence Oy käsittelee henkilötietoja yksittäisten toimeksiantojen (esim. asunnon myyntitoimeksianto) ja asiakasviestinnän (esim. myyntiesitteiden toimitus) hoitamista varten. Tietoja käsitellään ja ne sijaitsevat Alma Mediapartnersin tarjoamassa toiminnanohjausjärjestelmässä ja sen tietovarastossa. Niiltä osin kuin henkilötietojen säilyttäminen mainitussa toiminnanohjausjärjestelmässä ei ole mahdollista tai luontevaa, mutta niiden säilyttämiselle on olemassa kiinteistönvälitysliikeitä sitovat oikeudelliset velvoitteet, voi Pro Residence Oy käsitellä ja säilyttää tietoja myös Visma Solutionsin sähköisessä allekirjoituspalvelussa ja Microsoftin pilvipalvelun osiossa, joka on varattu Pro Residence Oy:n käyttöön.
Pro Residence Oy käsittelee henkilötietoja asiakkuuden ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseksi ja hallinnoinnimiseksi sekä kehittämiseksi ja analysoimiseksi, esim. asiakasviestintään. Henkilötietoja voidaan käsitellä Pro Residence Oy:n markkinoinnissa, ml. suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset. Mikäli rekisteröitävä on antanut luvan suoramarkkinointiin, voidaan tälle tarjota kohdennettua viestintää, palveluja ja etuja, tai muuta markkinointiviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä rekisteröityä kiinnostavaksi rekisteröidyn kiinnostuksen kohteiden tai toimintojen sekä niiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen perusteella luotujen profiilien perusteella.
6. Käsittelyn oikeusperusteet
Pro Residence Oy:n käsittelyperusteet ovat kiinteistönvälitysliikkeitä velvoittava lainsäädäntö, rekisteröidyn
ja Pro Residence Oy:n välinen sopimus sekä kiinteistönvälitysliikkeen oikeutettu etu eli toimeksiannon hoitamiseen liittyvät välttämättömät toimenpiteet, esim. asuntonäyttöjen järjestäminen.
Pro Residence Oy on kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetun lain (2000/1075) nojalla velvollinen pitämään vastaanotetuista toimeksiannoista päiväkirjaa. Lisäksi ko. lain mukaan välitysliikkeen on säilytettävä toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen,
tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Pro Residence Oy käsittelee henkilötietoja kyseisen lakisääteisen velvollisuuden
noudattamiseksi.
Pro Residence Oy on niin ikään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukainen ilmoitusvelvollinen ja siten ko. lainsäädännön mukaisesti velvoitettu tuntemaan asiakkaansa. Alla tarkemmin kuvatuin osin Pro Residence Oy käsittelee henkilötietoja myös rahanpesun ja
terrorismin ehkäisemiseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
7. Henkilötietoryhmät ja muut kerättävät tiedot
Pro Residence Oy käsittelee toiminnassaan ns. toimeksiantopäiväkirjaan sisältyviä tietoja seuraavassa
laajuudessa:
- Perustiedot, kuten:
- etu- ja sukunimet; yhteystiedot (esim. postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet); henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi; kansalaisuus; kieli; yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot.
- Rekisteröidyn Pro Residence Oy:lle antamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten:
- toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika; toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen suunniteltua markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä välityspalkkiota koskevat ehdot; välitettävää kohdetta koskevat tiedot, kuten omistusta ja saantoa (esim. perintö) sekä mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot (esim. tieto kohteen vapautumisesta); toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi, kuten
tieto siitä, kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona ja onko kohdetta käytetty yhteisenä kotina rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolen kanssa sekä mahdollista avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumista ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot; toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot, kuten asuntomyymälän järjestämät näytöt sekä vastaanottamat tarjoukset ja niiden sisältö (esim. osto- tai myyntitarjouksen tekijä sekä tarjouksen ehdot); toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta tai vuokran määrä, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot; rahanpesulain edellyttämät tiedot, kuten asiakkaan tuntemistiedot kuten kopio henkilöllisyystodistuksesta tai henkilöllisyystodistukseen merkityt tiedot, PEP-tiedot eli tiedot siitä, onko henkilö tai tämän perheenjäsen tai yhtiökumppani nyt tai aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö sekä tieto tosiasiallisesta edunsaajasta.
- toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika; toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen suunniteltua markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä välityspalkkiota koskevat ehdot; välitettävää kohdetta koskevat tiedot, kuten omistusta ja saantoa (esim. perintö) sekä mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot (esim. tieto kohteen vapautumisesta); toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi, kuten
- Muut asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten:
- asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymistiedot; rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostustiedot, kuten etsittävän asunnon tai kiinteistön hinta-, sijainti- tms. toive tai arviokäyntiä koskeva pyyntö; reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen tai asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, ml. puheluiden taltiot; rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot; suoramarkkinointiluvat ja -kiellot; sähköisten palveluiden asiointitiedot.
- Perustiedot, kuten:
8. Miten henkilötiedot kerätään ja miten tietojen ajantasaisuus varmistetaan
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään, kun rekisteröity käyttää Pro Residence Oy:n palveluita. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
9. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Pro Residence Oy voi käyttää toiminnassaan myös muita palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijät), ja siirtää henkilötietoja näille tahoille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka ovat liiketoiminnan suorittamiseksi tarpeellisia. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät voivat liittyä esimerkiksi tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen. Pro Residence Oy on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä tietosuojaselosteessa on määritelty.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön
vaatimuksia.
10. Henkilötietojen säilytysajat
Pro Residence Oy säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon, tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Yksittäisen tiedon säilytysaika määritetään käytännössä soveltuvan lain, viranomaismääräyksen taikka muun ohjeistuksen (esim. Ohje hyvästä välitystavasta) perusteella. Toimeksiantoon liittyvien, hyvään välitystapaan ja lainsäädäntöön
perustuvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi toimeksiantoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.
Muiden henkilötietojen osalta tietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Pro Residence Oy määrittää aktiivisen asiakkuussuhteen esimerkiksi verkkopalveluiden käytön ja yhteydenpidon perusteella, ja pääsääntöisesti asiakassuhteen katsotaan päättyvän vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta asiakkaan kanssa.
11. Rekisterin suojaus
Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Pro Residence Oy:ltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos Pro Residence Oy käsittelee henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tässä asiakirjassa kuvattujen tietojen lisäksi myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, niin Pro Residence Oy voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, niin tiedot toimitetaan yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista, poistamista, käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointia varten.
Kaikki tässä kohdassa tarkoitetut pyynnöt on osoitettava yllä kohdassa 3 mainitulle vastuuhenkilölle.
13. Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli Pro Residence Oy käsittelee rekisteröidyn mitään henkilötietoja suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus.
14. Valvontaviranomainen
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Pro Residence Oy:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset täältä: www.tietosuoja.fi.
15. Lakiin tai sopimukseen perustuvat vaatimukset
Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä Pro Residence Oy:n palveluiden käyttämiselle. Mikäli rekisteröity ei anna Pro Residence Oy:lle yksittäisessä palvelussa tarvittavia henkilötietoja, rekisteröidylle ei välttämättä voida tarjota rekisteröidyn haluamaa palvelua.
Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suoraan lakiin. Mikäli rekisteröity tällaisissa tapauksissa kieltäytyy antamasta tietoja, saattaa se estää palveluiden tarjoamisen rekisteröidylle.